Ça y est, je suis prêt, je pars au boulot, motivé pour attaquer une nouvelle journée.
Je m’asseois, et là, d’un coup d’un seul, je sens que le courage me lâche !
Je viens à peine de jeter un oeil sur ma liste de tâches bien remplie que déjà 1000 et 1 idées me passent par la tête, ça part dans tous les sens !
Je sens ma concentration s’envoler comme un ballon qui se dégonfle et tournoie dans toutes les directions…

Ça vous le fait, à vous aussi ? !
Plutôt que de me laisser envahir par le stress et la frustration, j’ai pris mon courage à deux mains et j’ai réfléchi sur la question, jusqu’à ce qu’une solution se profile à l’horizon : claire, nette et précise !
Laissez-moi vous présenter mes 5 astuces pour rester focus sur nos activités et gagner en efficacité.

1- Désactiver les notifications

Je ne sais pas pour vous, mais mon mobile sonne ou vibre en continu !
On est alerté en permanence sur notre mobile ou sur notre ordinateur ; les notifications nous indiquent quand on a reçu un message, c’est le but. Parfois, elles tombent toute la journée ; je suis sans cesse sollicité et je pense que c’est la même chose, pour vous ?
J’ai trouvé un remède radical pour ne pas être dérangé toutes les 5 minutes et être tenté de lire le message qui m’attend : je dé-sac-ti-ve toutes mes notifications ! Comme ça, pas de danger, je ne serai plus distrait et je pourrai rester bien concentré sur mon activité.

A vous de jouer, maintenant : 1-2-3, ça y est ? Tout est désactivé ? Good, on va pouvoir enfin travailler…

2- Définir une durée par tâche

Si je n’ai aucun souci à lister mes tâches, j’ai rencontré par contre Ze big problem que je n’ai pas encore réussi à résoudre : c’est empêcher le temps de filer. Si jamais vous trouvez la solution, écrivez-moi, ok ?
Bref, quand la fin de la journée arrive… surprise ! Je n’ai pas réussi à tout terminer !
Pour éviter de tomber à nouveau dans ce piège, j’ai réfléchi comment revoir mon organisation quotidienne.
On devient plus productif lorsqu’on détermine le temps à consacrer sur une activité. L’idéal, c’est de pouvoir reprendre sa liste et de poser en face la durée qu’on souhaite lui impartir, comme par exemple :

• Devis pour la Société Untel : 30 mn
• Débriefing équipe : 30mn
• Prospection téléphonique : 1h30
• Rdv client : 1h00

En complétant ainsi toutes nos activités sur la journée, on constate si nos objectifs sont réalisables en 7/8h. En estimant des durées les plus précises possibles, on n’aura pas d’autre choix que de s’y tenir pour bien achever l’ensemble de nos tâches. Comme on a établi correctement notre planning, on ne se laissera ni perturber ni déranger et vous pourrez dire facilement : « Désolé, je dois finir un dossier, je te vois plus tard » .
Attention ! Il faut rester réaliste tant sur la longueur de la liste que sur la durée ! Si on ne peut pas finir un devis compliqué en 30 mn, on peut basculer à 1h, et puis, je vous l’ai déjà dit dans un article précédent sur la gestion des tâches, il n’y a rien de plus frustrant que de reporter sa liste inachevée au lendemain car on arrive rarement à la boucler si on en rajoute chaque jour un peu plus.
C’est une question d’habitude, vous verrez que vous serez de plus en plus précis !

À vous de jouer : faites votre liste et indiquer en face de chaque tâche le temps que vous estimez devoir lui consacrer

3- Se vider la tête !

Toutes ces pensées qui nous passent par la tête et qui nous empêchent de nous concentrer ! C’est pire qu’un écran de contrôle du trafic routier où les véhicules se croisent dans un flux dense et ininterrompu. On pense à tout et n’importe quoi, sans que cela soit forcément relié au travail, d’ailleurs.

• Surtout ne pas oublier d’appeler M. X.
• Mon prochain entretien de 14h
• Racheter du liquide vaisselle
• Le rendez-vous chez le docteur avec la petite dernière
• Aller chercher un client à l’aéroport
• …

Tout ce qu’on doit faire, tout ce qu’on ne peut pas oublier… encombre notre esprit et nous empêche inévitablement de nous concentrer.
Du coup, j’ai trouvé 2 méthodes infaillibles :

1- Je transfère mes pensées en les notant

Avant de me plonger dans mon activité, je note tout ce qui me préoccupe et qui m’empêche de rester attentif : soit dans mon logiciel de tâches, soit sur papier.
Je vide mon esprit, un peu comme une clé USB qui transfère des données pour les sauvegarder dans un autre dossier. Je préfère de loin, comme le dit Saint-Augustin : « Me vider de tout ce dont on est plein, me remplir de tout ce dont on est vide. »

Je vide mon esprit : je transfère mes pensées dans un dossier.

2- Je fais place nette

Tout autour de moi : sur mon bureau (le vrai !) et sur le bureau de mon ordinateur. Je range  tout ce qui traîne sous mes yeux, n’ayant aucun rapport avec l’activité en cours et les applications qui me sont inutiles pour le moment, je les écarte également de ma vue.

J’ôte de ma vue tout ce qui me distrait.

Vous avez retenu ?
2 astuces en 1 : vider son esprit + faire place nette

4- Préparer ses outils de travail

Avant ma méthode, je perdais en efficacité parce que je n’avais pas pris le temps de tout préparer avant de commencer à travailler.

• Je me levais 50 fois pour aller chercher un dossier ou des éléments manquants dans la pièce à côté
• J’allais perdre de précieuses minutes à retrouver dans des mails des informations importantes
• J’allais ouvrir X dossiers pour aller récupérer des notes utiles avant de trouver le bon

Pour m’éviter de perdre du temps à rassembler les éléments au fur et à mesure, j’ai décidé d’en perdre un peu à tout préparer mais destiné à m’en faire gagner par la suite !
Quand je dois établir un devis, je crée un dossier dans lequel je regroupe tout ce qui m’aidera à le constituer et même chose pour les documents que je mets à portée de main.
C’est comme quand je cuisine : avant de commencer une recette, je réunis sur mon plan de travail tous les ingrédients et les ustensiles nécessaires.

Une bonne idée de recette :
tout rassembler sur son bureau + tout regrouper dans un dossier

« Pour atteindre l’objectif final,
je me concentre d’abord sur la préparation. »
David Douillet

5- J’ai droit à ma récompense !

Pour se motiver face à une activité qui peut parfois manquer d’intérêt, rien de tel qu’une récompense en fin de journée qu’on n’aura le droit de s’attribuer uniquement si c’est fini !
Comme on la veut, sa récompense, on s’attelle de toutes nos forces (et avec notre plus belle concentration…) à achever notre liste de tâches.
Et c’est comme ça que je me dis : « Thomas, si tu veux aller à ta séance d’escalade, il faut que tu boucles ton dossier avant 18h ! ».
Boire un café et discuter un quart-d’heure avec ses collègues peut être une bonne compensation après des efforts fournis. Ou bien retrouver ses amis en terrasse ou aller se faire un ciné…
Et vous, comment vous récompensez-vous ?

Comme j’ai envie de ma récompense,
je ne me laisse ni distraire ni perturber !

« On affronte plus aisément la difficulté d’une entreprise, aussi grande soit-elle, quand on est soutenu par l’espoir d’une récompense assurée. »
Hrotsvita de Gandersheim

Avez-vous d’autres astuces à proposer en plus de celles-ci ?
Comment vous y prenez-vous pour rester focus ?
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