Vous êtes au bureau, votre liste de tâches est pleine à craquer et vous regardez votre montre : déjà 17h… Un sentiment de frustration commence à vous envahir.
Cette situation m’est arrivée un nombre incalculable de fois ! Pendant des mois et des mois, j’ai fini mes journées en ayant le sentiment de ne pas en avoir assez accompli.
Un jour, j’ai fait le test Strengthsfinder de Gallup et une des mes 5 caractéristiques est “Achiever”. C’est à dire que j’ai besoin de cocher des cases, j’ai besoin de me rendre compte que j’ai bien travaillé pour être heureux.
En lisant les témoignages du livre de Gallup, j’avais l’impression que c’était ma vie !
Mettre des mots sur ce que je ressentais m’a beaucoup aidé à travailler sur cette caractéristique pour en faire une force et non une faiblesse.
Dans cet article, j’aimerais vous partager les petites astuces que j’ai découvertes en lisant des livres qui m’ont permis de ne plus être frustré en fin de journée.
ArrÊte de chercher le meilleur outil de gestion de tÂches
Depuis que je travaille, j’ai essayé des dizaines de logiciels de gestion de tâches :
- Things
- Wunderlist
- Wunderkit
- Clear
- Asana
- Any.do
- Todoist
- Trello
- …
N’étant pas satisfait de ma productivité, je cherchais un logiciel plus performant qui me permettrait de faire toujours plus de travail en moins de temps.
Et un jour, j’ai lu un article où l’auteur disait qu’il trouvait idiot de passer des heures à chercher un logiciel, comprendre comment il fonctionne, alors qu’une simple feuille de papier et un stylo suffisent !
C’est tellement logique que je n’y avais pas réfléchi : je perdais mon temps à chercher un logiciel qui était sensé me faire gagner du temps…
En réalité, je n’étais pas satisfait de mon travail, non pas à cause des logiciels, mais parce que ma méthode n’était pas bonne. J’ai donc commencé par travailler avec un cahier et un stylo puis avec Todoist.
FaiS une liste de tÂcheS journalièreS
Je notais les tâches à faire sur une liste (peu importe le logiciel) sans me fixer d’objectif à la journée.
Les problèmes de cette liste sont :
- Elle est grande, donc pas très encourageante
- Elle n’est jamais vide
- On n’en voit jamais le bout (car on la remplit autant qu’on la vide)
Je me suis donc résigné à avoir 2 systèmes de gestion de tâches :
- un système informatique qui liste les tâches que j’ai à faire pour mes projets
- une feuille de papier où je liste les tâches à finir dans la journée
Ne sois pas trop optimiste
Une fois mon double système de tâches mis en place, je me suis dit que tout allait couler et que je serai super efficace et content de moi en fin de journée. Voilà à quoi ressemblait ma journée de travail type :
Le matin, à peine arrivé au bureau, les salutations faites et le traditionnel café en main, je regardais ma liste de tâches générales et je sélectionnais les tâches prioritaires. J’évaluais le temps qu’elles devraient me prendre et j’inscrivais autant de tâches jusqu’à remplir mes 7 ou 8h de la journée. Grosse erreur ! !
J’étais optimiste en pensant être productif toute la journée, mais c’était sans compter sur les nombreux appels téléphoniques, la gestion de mon équipe, et les aléas du direct …
En lisant un livre, l’auteur conseillait d’avoir maximum 3 tâches prioritaires par jour.
Personnellement, je préfère calculer le temps que cela va me prendre en me disant que je suis productif que 4 à 5h par jour et non 7 ou 8h.
Ainsi je vis mes journées avec la satisfaction d’avoir atteint mes objectifs.
Et vous, comment faites vous pour organiser vos journées de travail ?
(Répondez en commentant cet article)
Télécharge l’ebook : Comment mener un projet du rêve à la réalité ?
Article très intéressant !
Perso j’utilisais un agenda au début mais c’est fourre-tout et avec une visibilité réduite (1 semaine à la fois). Maintenant j’utilise un tableau velleda !! C’est excellent, j’ai mon planning d’affiché + une colonne « tâches » (sans dead-line précise) et une colonne « à faire ds la semaine ». Bien sûr il me reste de la place pr les imprévus !
Ce qu’il y a de génial c’est que je vois tout d’un seul coup 🙂 pas besoin d’ouvrir une appli ou un agenda, tout est à ma vue ! Il ne me reste plus qu’à sélectionner ce que je compte faire ds la journée !
Merci à vous et bonne continuation 🙂
Bonjour Samuel,
Un tableau velleda fonctionne très bien en effet.
J’ai utilisé la même technique pendant un certain temps, après j’ai du gérer un peu trop projets sur le long terme pour conserver cette méthode.
En effet, ça ce complique quand on doit programmer des tâches pour dans 2 mois. Mais ça reste une bonne option pour rester focus sur les tâches à court terme.
Good !
Perso j’utilise mon agenda dans lequel je note à la journée tout ce que j’ai à faire, en notant aussi les choses à faire sur mon temps de travail qui ne sont pas du travail (rdv avec le plombier, etc). Les choses non faites ou non finalisées dans la journée, je mets une petite flèche vers le jour d’après (lol).
Pour les choses qui viennent (le « live » dont tu parles;) je les note sur des post-it et je dois liquider ces posts-it dans la journée, sinon tant pis ils attendront demain !
Pour éviter la frustration : je me remémore le soir tout ce que j’ai fait (même le coup de fil au plombier!) et je raconte à ma femme qui me dit que c’est bien !!! Lol.
Blessings et bonne journée, j’ai déjà du retard :))
L’utilisation de l’agenda fonctionne bien lorsqu’on est seul en effet. Je ne suis personnellement pas fan du post-it qui a une fâcheuse tendance à être volatile et donc à se perdre.
En lisant je me retrouve car il m’arrivait parfais ça je vous l’avoue d’avoir une idée du genre s’il y aurait deux heures de plus afin que je finnisse mes tâches journalière car j’en avais beaucoup à vrai dire et j’ai essayé plusieurs méthodes comme d’élimination du temps, subdivision des tâches,…mais je me suis rendu compte que je n’étais plus authentique d’où j’ai laissé tombé cela et je me résous à prendre une feuille et un stylo et je photographie ça via mon telephone et donc je marche avec c’est encore un challenge je vous l’avoue mis c’est bien mieux et surtout comme Thomas l’as dis j’ai des tâches prioritaires et j’essaye de faire le maximum
Bonsoir Thomas,
J’ai enfin pu me poser pour lire ton article. Je le trouve très intéressant.
Personnellement, sous l’impulsion d’un coach, je suis passée de la to-do liste toute bête à une organisation raisonnée de mon temps.
Je garde le principe de la vision en premier. Je fais la clareté sur mes objectifs en fin de semaine pour la suivante. En fonction de mon état de santé, de mon niveau d’énergie, j’articule les trois priorités de ma vie actuelle (fixées en début d’année) Ma santé, mon ministère, mes relations.
En fonction de cet état de chose, j’organise ma semaine seule et avec mon conjoint. Nous balayons avec un semainier (papier pour moi) et lui préfère un tableau excel.
Je mets mes rendez-vous obligatoires (heure de lever, coucher, sport, temps de prière et de lecture de la parole, prière en commun puis je détermine les trois objectifs principaux de la semaine et à l’intérieur les trois objectifs jour.
J’utilise des crayons de couleurs pour faire des cases.
Le plus important, c’est de ne pas perdre sa vision ni ses valeurs. Les urgences (demandes de personnes, tracas administratifs) sont traités. Généralement, je m’en débarrasse le matin. Si c’est trop difficile où que cela empiète trop sur mes objectifs du jour, je délégue… à mon époux, je cherche une solution de remplacement. J’apprends à dire non ou à repousser… Bref, j’apprends.
J’aime bien utiliser le stylo pour organiser, biffer, rayer. Le rayonnement perpétuel des écrans me fatigue et moins je passe de temps sur l’ordi, mieux je me porte.
Bon courage pour ce super projet d’encourager les gens.
Bien à toi.
Bonjour Annie,
En effet, c’est essentiel de vérifier si les tâches sont nécessaires en fonction de nos objectifs fixés. L’utilisation du papier ou du numérique dépend des préférences de chacun. Le numérique étant plus simple dès que nous souhaitons faire du travail collaboratif, notamment à distance.
Félicitations pour cette articles qui se passe de commentaires et devient lui même un sacré outil pour moi ….très enrichissant concis et précis. …bravo
Bonjour,
Je ne reviendrai pas sur les différents outils organisationnels à notre disposition, car je crois qu’on en a fait le tour. Pour ma part, la seule chose indispensable au bon déroulement d’une journée/semaine surchargée et le temps que je vais passer avec Dieu avant de la commencer, afin de lui remettre tout ce que je dois réaliser, en admettant qu’humainement ce sera impossible et que j’ai besoin de son aide. A chaque fois que je le fais, je vais au-delà de ce que j’espérais! Essayez ?
Bonjour Bandini,
Merci pour votre commentaire, content que vous ayez trouvé la façon qui vous correspond pour passer de bonne journée et être efficace.