La gestion des e-mails est devenue un enjeu fondamental dans notre organisation de travail aujourd’hui. Noyé d’information, on peut rapidement ne plus distinguer ce dont nous avons besoin. Découvrez quelques clés qui m’aident à gérer mes e-mails de manière efficace.
Il y a plusieurs façons de gérer ses e-mails. La plupart d’entre nous ont une notification dès qu’ils en reçoivent et consultent leur boîte e-mails au fur et à mesure des réceptions.
C’est une super méthode pour que tous les e-mails soit gérés rapidement.
C’est aussi le meilleur moyen de ne faire que de la gestion d’e-mails !
Voici 3 conseils pour optimiser son temps.
1) Désactiver la notification des e-mails
Personnellement, je pense qu’il est préférable de désactiver la notification des e-mails, afin de pouvoir rester concentré et focalisé sur son travail et d’aller voir ses e-mails que lorsque nous l’avons décidé et prévu.
2) Prévoir des plages horaires pour lire ses e-mails
En ce qui me concerne, j’ai pris l’habitude de planifier ma gestion des e-mails 2 fois par jour :
- Avant la pause de midi
- En fin de journée
Cela me permet de ne pas brasser du vent en allers-retours incessants entre mes mails et mes tâches.
3) Avoir une méthode de traitement des e-mails
On peut perdre beaucoup de temps à gérer ses e-mails quand ils sont nombreux.
Voici la méthode que j’utilise pour que cette gestion me prenne le moins de temps possible.
- Je regarde la liste des mails et sélectionne tous les indésirables ou non-importants
- Les pubs
- Les e-mails où je suis juste en copie.
- J’archive les e-mails indésirables ou non-importants afin qu’ils disparaissent de ma boite de réception.
- Je parcours rapidement les e-mails, les uns à la suite des autres ainsi :
- L’e-mail contient de l’information que je dois garder :
- je place cette information dans un document sur Google Drive (vous pouvez utiliser Evernote ou autre)
- j’archive l’e-mail
- L’e-mail demande une réponse de ma part qui prend moins de 2 minutes, je le remets en non-lu.
- L’e-mail contient une tâche à faire (y compris répondre à l’email en question) :
- je place la tâche dans Todoist (Logiciel de gestion de tâches)
- j’archive l’e-mail
- L’e-mail contient une information ou une tache pour une autre personne de l’équipe :
- je transfert l’e-mail ou j’ajoute une tâche à la personne sur Todoist
- j’archive l’e-mail
- L’e-mail contient de l’information que je dois garder :
- Je réponds aux e-mails que j’ai mis en non-lu à l’étape précédente.
Dès que j’ai répondu à un e-mail, je l’archive.
Avec cette méthode, je garde une boite de réception (quasi) vide même si je n’ai pas le temps de répondre à tous les e-mails.
Et vous, quelle est votre méthode pour gérer vos emails ?
(Répondez dans les commentaires)
– En 1, j’informe tout le monde autour de moi, que ne traite que les mails qui comportent » un sujet »
– En 2, j’envoie systématiquement des mails avec » un sujet »
– En 3, je ne répond pas systématiquement en 1er aux sollicitations, j’attends d’être relancé…. Vous verrez, que souvent quelqu’un a répondu avant vous …..
J’utilise la méthode GTD que j’entrevois dans ta méthode.
Merci mon coach. Tes modules et tes conseils sont excellents.